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直击幕后丨同一场活动,不一样的精彩

2018年理事会换届大会花絮

2019/01/26 | 发布人: jyyzgz | 查看: | 来源: 揭阳一中广州校友会

揭阳一中广州校友会理事会换届大会在朋友圈里的刷屏中又是引起一阵轰动。本次理事会换届大会的顺利举行,一如既往收获了一大波五星好评,但是!今天,我们对换届大会的打开方式,不!一!样!


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一中style大合照


本次大会的成功离不开每一位秘书处工作人员的辛苦付出,也离不开每一环节的协调衔接,今天,小编就带大家去看一看关于大会台前幕后的那些小细节,去感受一下活动中不一样的精彩瞬间。一起揭开换届大会高大上的神秘面纱,看看背后到底还有什么八(hei)卦(zhao)!


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领导嘉宾与秘书处工作人员大合影


一、面面俱到的会前专业筹备

每一场重要活动都需要提前筹备,会前的策划是会议顺利召开的良好前提。

·确定会议主题,定下活动基调

广州校友会理事会以五年为一届,第二届理事会五年来做出很大成绩,换届大会自然备受校友重视。为了彰显本次会议的高大上,秘书处就会议主题展开了热烈讨论,在众多主题选择中,讨论确定本次会议主题为“新时代 新担当 新作为”。


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·精益求精,起草工作报告


高质量的会议材料完成了撰写,会议也就取得了一半的成功。别的工作可以通过加加班、跑跑腿来完成,文字工作加班是加不出来的。负责材料撰写的秘书处人员,不厌其烦,修改一万多字的工作报告十几稿,不断征求各方面意见,终于把一份既有高度,又有实践经验的高站位报告摆在了大家面前。正是这份工作报告,使换届大会的档次立马上了台阶。


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·以诚相请,嘉宾云集


会议成功最主要的因素一是材料,二是嘉宾的层级,三是事务性的科学组织。大家被秘书处的热情、锲而不舍所感动,终于嘉宾云集。高规格出席的嘉宾的发言及颁奖,会议的内涵就不一样了。



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姚丽璇副市长等家乡和母校领导出席会议并作讲话

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·准备工作务实超前,沿用会务版块化


广州校友会理事会换届大会系五年举办一次的大活动,秘书处十分重视,早在十月中旬便召开了换届大会筹备会议,小伙伴们提前近一个月进行全方位策划筹备会务。本次会务沿用了之前所采用的优良模式——会务版块化,会务主要细分为文案统筹、经费统筹、物资统筹、酒店对接统筹、联络接待统筹、宴席统筹、设计统筹、接待游览统筹、文艺节目统筹、摄影录像统筹、布场与现场会务前期工作统筹等10多个版块。秘书处成立了会务指挥部,统筹各个会务小组开展工作。各负责人负责跟进本小组的工作,并及时向指挥部汇报进度。会务工作分工明确,合作有序,层层推进,最后的事实也证明了将会务版块化的模式大大提高了工作效率。


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秘书处骨干团队在大会前一周的筹备会议


·不辞辛劳,无私奉献


尽管秘书处的小伙伴们平时工作十分繁忙,但大家还是秉着专业的态度、细致的办事风格,不辞辛劳、竭尽所能来筹备会议。前期筹备工作主要是筹集经费及物资、发出会议通知及统计各方参会回执信息、嘉宾邀请、对接酒店、设计布场、文艺节目准备等,在其中,包括本次活动的主题也是经过再三思考,层层筛选,具有积极意义,也展示了新时代新作为新担当的美好愿景。各项工作一环紧扣一环,十分考验各版块的默契配合和灵活应变。



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会议筹备工作线上讨论群(部分)


·简朴而又别具匠心的设计风格


本次活动的主打色为喜庆而热烈的红色,从签到处的背景板,人手一份的会议资料,到大会现场放映的PPT,都统一风格,热情积极。我们设计的会议资料里,除了印有象征揭阳一中广州校友会的会徽,还融入校友会篆刻印章等元素,独一无二,别具匠心。



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会议资料封面设计图

二、高效又井然有序的会前工作


新时代,新作为,台前幕后,军功章有你的一半。

·各版块工作人员到位

早晨9点30分的广州,微风中夹着一丝初冬的凉意,距离大会开始还有近5个小时的时间,秘书处的工作人员都已经陆陆续续到达了大会现场,他们干劲满满,大多都是提前来帮忙会务工作的。

指挥部首先聚集各板块负责人召开了工作会议,再由各版块负责人将会议指令传达给自己小组的成员。紧接着,近70名工作人员投入到现场会务的布置中,有条不紊地开展各自的工作。



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秘书处指挥部会前的热烈讨论

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·会议前的“大自然搬运工”


宴席组以及泡茶组密切配合,保证了会议期间来宾们的茶水、点心供应。泡茶组工作人员是最勤劳的大自然搬运工,在泡茶桌和会议厅之间来回跑动,端茶送水,很快的,会议现场人手一杯芳香四溢的茶水,他们娴熟的泡茶技艺得到大家的赞赏。


承包三百人茶水活儿的主泡手


·美观周到的会议现场布置

看到这些讨喜的红彤彤的小番茄没有?这些都是物资组的工作人员精心准备购置的,宴席上大到墙上张挂的横幅,小到桌前装设的花束,都是宴席统筹组和物资组合力布置出来的,他们力求美观周到,让每一位到场嘉宾和校友感受到校友会的热情洋溢。


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特选潮汕锦糖作为茶点


三、全神贯注的会务进行时

新时代要有新气象,会议进行时,秘书处全体工作人员像一支军队一样全神贯注,不敢怠慢分毫。

·活动现场“美的捕手”

在大会活动现场,摄录组的工作人员成为了现场中美的捕手,摆好姿势,静待时机一到,寻找最佳角度,迅速按下快门,咔嚓一声,一个精彩瞬间永远被定格在影像中。


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拍照要好看,姿势也要帅



关于大合影,当天天气预报会下雨,负责摄影统筹的小伙伴一路在监控天气变化,并制定了户外和室内两套合影方案。还好,到大合影这个议程的时候天公作美,不仅没有下雨,还是适合拍照的阴天。与会人员都配合指挥,大合影时候根据区域名单安排迅速到位,这也是筹备组事先按照参会人员名单预设好的合影排位才能这么高效。在半小时内迅速完成了三个版本的大合照,一张“一中style”大合影见证了与会人员相聚一堂的愉悦。



·活动现场“美的聚焦”

文艺演出组的工作人员在后台精心为表演者化妆,让每一个表演者都在舞台上都焕发出最耀眼的光彩。


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台前幕后一样耀眼


礼仪组的小伙伴们纷纷穿上了一中校服,以表对母校的感恩和对嘉宾的敬意,富有青春朝气的她们成为了会议中一道动人的风景线。



最美礼服——一中校服



·活动现场“美的源泉”


大会的每一个环节都是精心设计、精益求精的,比如主持人的主持稿以及现场印发的会议资料,在大会前期,这两份资料都经过了重重修改,精确到每一个字,每一个标点符号。主持稿撰写方面为了应对突发情况,特地还安排了几位工作人员专门跟进主持稿的修改,不错漏分毫。大会一结束,每一位现场工作人员又立即马不停蹄地投入了下一份工作中。我们应该为一中人这种细致严谨、不辞辛苦的精神点赞!

……

以上这些细节只是会务工作中的冰山一角,还有很多人的付出没有提及,但毋庸置疑,他们都是会务工作不可或缺的一部分,是大会得以运转的大大小小的重要齿轮。


·活动现场“美的插曲”

除了紧张严肃的会议,我们还有精彩纷呈的文艺表演。首先是卡西乐队带来的尤克里里弹唱《兄台,你近来好吗?》和《海边舞会》,小朋友们稚嫩的嗓音、清纯的脸庞惹得观众无限怜爱,特别是其中叫豆子的小男孩憨态倍显,好几次都逗得现场观众开怀大笑,大家纷纷拿起手机记录这精彩的表演。



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小朋友们真是太可爱了

现场观众拿起手机抓拍


艺术团的校友们为我们带来了高水准的表演,节目丰富多彩,有潮剧、二胡弹奏、合唱等,充分展示了一中人多才多艺的一面。


美美哒的艺术团们



四、凝心聚力的会后总结


大家是不是以为我们的工作到这里就结束了呢?不呢!当欢送领导、嘉宾和校友们离开后,秘书处的全体工作人员都留了下来,进行下一阶段的工作总结会议。

工作总结会议的目的,就是让我们总结每一次活动的经验,扬长避短,为下一次活动作工作指引。与会人员认为,要以更加奋发有为的精神状态,更加务实的工作作风,进一步细化措施,落实责任,抓重点、补短板、强弱项,才能在每一次活动中得到成长,才能让整个秘书处团队越来越好



会后工作总结会议


在大会结束后的几天,各小组认真地将后续工作完成,并将工作总结编进会务指引手册,为整个活动画上了完整的句号。

讲到这里,大会的花絮就差不多了。每每举办一场大会,背后总是需要如此多的工作,在秘书处的共同努力下,我们成功将这块硬骨头啃了下来。接下来校友会秘书处会继续“手袖扎浮,康课做如”,竭诚为广大在穗校友们服务,彰显秘书处人的风采,再续一中荣光。


方校长的人气还是那么高,许多在穗学子争相与方校长合影留念
秘书处工作人员和艺术团演出人员合影


(撰稿:91届蔡伟珊、96届林泽宇,审稿:79届杨研书、84届李洁婉、90届蔡洁璇、94届林枫炀,审定:57届谢少波;摄影:89届李秋奋、95届孙宇奇、95届洪晓旋;网络发布:93届林晓慈)